OFFENTLIG POLITIK FOR BOLIGSØGENDE, BEBOER OG DISSES HUSSTAND, SAMT FRAFLYTTER
Indledende bemærkninger
Udbyderen og ejeren af denne hjemmeside www.monac.dk – Monac A/S, Storegade 75, 6100 Haderslev, CVR. 37317195
Formål:
Hos Monac A/S vil vi løbende behandle forskellige persondata, som behandles elektronisk og systematisk.
Formålet med behandlingen af dine oplysninger er at administrere ventelister og administrere dit lejeforhold i henhold til gældende regler herom.
Dataansvar:
Monac A/S har indgået databehandleraftaler med de administrerede selskaber, hvorfor Monac A/S på vegne af de administrerede boligselskaber er databehandler for de oplysninger, der behandles i forbindelse med boligsøgendes opskrivninger og lejeforholdet. Monac A/S er i medfør heraf ansvarlig for, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende ret.
Derfor kan du også som boligsøgende eller lejer rette henvendelse til Monac A/S hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til gældende persondataret. Dette kan ske ved at rette henvendelse via kontaktformularen på vores hjemmeside.
Hos Monac A/S har vi udpeget en databeskyttelsesrådgiver, der har det daglige ansvar for vores behandling af persondata. Du kan rette henvendelse til databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger.
Personnummer:
Monac A/S beder om samtykke til at behandle dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig entydigt, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, og dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto, tilmelding til e-Boks og til brug ved digital signatur (NemID).
Økonomiske forhold:
Der er en række situationer, hvor vi behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til boligafdelingen.
Vores behandling af oplysningerne:
Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, fx for at udarbejde forskellige former for statistikker og opgørelser.
Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten bliver opbevaret på din sag i Monac A/S og du får udleveret en kopi. Oplysninger bliver gemt elektronisk i vores IT-system.
For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Behandling af persondata i anden sammenhæng
Husordenssager:
Monac A/S er på vegne af de administrerede selskaber forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.
Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
Opbevaring af data:
Oplysningerne om dig opbevares på vores servere, der er placeret inden for Danmarks grænser.
Visse oplysninger opbevares ydermere hos andre databehandlere og underdatabehandlere, som ligeså er undergivet gældende persondatalovgivning.
Videregivelse mv.:
Vi behandler alle dine oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række ikke udtømmende situationer, hvor der ville kunne ske videregivelse.
I de afdelinger hvor man har vedtaget, at der skal være tv-overvågning, med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videomaterialet videregives til politiet. Retningslinjer for tv-overvågning og behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning findes i din boligafdelings ordensreglement. Ligesom du på datatilsynets hjemmeside kan finde en vejledning om videoovervågning i almene boligafdelinger
Endvidere kan der ske videregivelse af personoplysninger i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå klagenævn, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten
I visse tilfælde er der en forpligtelse til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist en bolig af kommunalbestyrelsen, er i restance med betalingen, eller hvis fogedrettens anmodes om at udsætte beboeren fra den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.
Monac A/S offentliggør ikke oplysninger om registrerede personer. Det kan dog ske, at der offentliggøres situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligafdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i denne sammenhæng.
I forbindelse med og efter fraflytning
Oplysninger om opsigelse og baggrund mv.:
I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.
Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske forhold og strafbare forhold.
Sletning af data:
Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af den dataansvarlige eller af databehandleren efter aftale med den dataansvarlige. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil som udgangspunkt blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata efter fraflytningen vurderes at være sagligt begrundet.
Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
Dine rettigheder:
Oplysningspligt: I medfør af persondatalovens regler kan man som registreret påberåbe sig rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Loven pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt herom
Indsigt, berigtigelse mv.:
Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at anmode om, at vi retter eller sletter oplysninger. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.
I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.
Ydligeree oplysninger:
I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til persondataloven, har du altid mulighed for at kontakte Monac A/S Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside . Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt.